Báo giá chi phí tổ chức lễ kỷ niệm thành lập

1. Lễ kỷ niệm thành lập – hơn cả một buổi tiệc

Với nhiều doanh nghiệp, lễ kỷ niệm thành lập không chỉ đơn thuần là ngày đánh dấu tuổi đời thương hiệu, mà còn là một dịp đặc biệt để ôn lại hành trình phát triển, từ những bước đi đầu tiên cho đến những thành tựu hôm nay. Đây là cơ hội để ban lãnh đạo tri ân tập thể nhân viên, gửi lời cảm ơn đến đối tác và khách hàng đã đồng hành trong suốt thời gian qua, đồng thời tạo sự gắn kết chặt chẽ hơn giữa các phòng ban. Không chỉ dừng lại ở nội bộ, lễ kỷ niệm còn là thời điểm để doanh nghiệp truyền tải hình ảnh thương hiệu ra bên ngoài, khẳng định uy tín và vị thế trên thị trường.

Tuy nhiên, tổ chức một sự kiện như vậy thường tiêu tốn một khoản chi phí không nhỏ. Nếu thiếu kế hoạch rõ ràng, ngân sách rất dễ bị đội lên gấp rưỡi, thậm chí gấp đôi so với dự kiến. Thực tế này đặc biệt phổ biến với những đơn vị lần đầu tổ chức hoặc không có đội ngũ chuyên môn. Chính vì vậy, tối ưu chi phí không phải là cắt giảm vô tội vạ, mà là đầu tư thông minh, tập trung chi tiêu vào những hạng mục thực sự quan trọng và tạo giá trị.

2. Nguyên nhân khiến chi phí bị đội

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến ngân sách tổ chức lễ kỷ niệm vượt dự kiến chính là quy mô khách mời thay đổi. Khi số lượng khách tăng thêm, đồng nghĩa với việc chi phí tiệc, quà tặng, chỗ ngồi và nhân sự phục vụ cũng tăng lên đáng kể. Chỉ cần sự kiện dự kiến 300 khách nhưng tăng lên 500 khách, tổng chi phí có thể tăng thêm 30–40%.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn địa điểm không phù hợp cũng góp phần làm ngân sách bị đội lên. Nếu chọn khách sạn 5 sao, doanh nghiệp sẽ có một không gian sang trọng nhưng mức giá thuê cao. Tổ chức ngoài trời có thể tiết kiệm phí thuê hội trường, nhưng lại phát sinh chi phí cho mái che, âm thanh – ánh sáng chuyên biệt. Ngay cả khi tận dụng hội trường công ty, vẫn cần đầu tư đáng kể vào việc thuê thiết bị.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp thường bị cuốn hút bởi các hạng mục kỹ thuật cao cấp như màn LED full HD, hiệu ứng mapping, laser show. Dù đẹp mắt và ấn tượng, nhưng những yếu tố này thường chiếm tới 20–40% ngân sách. Việc chạy sự kiện gấp gáp, không có kế hoạch từ sớm, cũng buộc doanh nghiệp phải chấp nhận giá cao, ít sự lựa chọn và dễ phát sinh các khoản chi không cần thiết.

3. Giải pháp tối ưu chi phí hiệu quả

Để tránh tình trạng ngân sách vượt kiểm soát, doanh nghiệp nên lập kế hoạch tổ chức trước từ 2–3 tháng. Khoảng thời gian này đủ để khảo sát giá, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và giữ được khung giờ, địa điểm đẹp với mức giá hợp lý. Đồng thời, việc chuẩn bị sớm giúp tránh mùa cao điểm cuối năm, khi giá dịch vụ sự kiện thường tăng mạnh.

Việc xác định rõ mục tiêu của sự kiện ngay từ đầu cũng đóng vai trò then chốt. Nếu hướng tới nội bộ, nội dung chương trình nên tập trung vào các hoạt động gắn kết, như gameshow, video hành trình hay phần vinh danh nhân viên. Nếu mục tiêu là truyền thông ra bên ngoài, doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn vào các yếu tố trực quan như sân khấu, backdrop và livestream.

Lựa chọn địa điểm hợp lý cũng là một cách giảm chi phí đáng kể. Doanh nghiệp có thể tận dụng sân hoặc hội trường công ty nếu phù hợp, hoặc chọn khách sạn 3–4 sao thay vì 5 sao nhưng vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ.

Ngoài ra, tận dụng nguồn lực nội bộ là giải pháp tiết kiệm thông minh. Nếu trong công ty có MC, ca sĩ hoặc đội văn nghệ có kỹ năng tốt, hoàn toàn có thể mời họ đảm nhận một phần chương trình. Vật liệu cũ cũng có thể được tái sử dụng sáng tạo cho phần trang trí, vừa độc đáo vừa tiết kiệm.

Thuê dịch vụ trọn gói từ một đơn vị uy tín như Tuấn Việt Media cũng giúp tiết kiệm 15–20% so với việc thuê rời từng hạng mục. Việc làm việc với một nhà cung cấp duy nhất còn giúp kiểm soát tiến độ và ngân sách dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên chốt danh sách khách mời sớm để chuẩn bị số lượng bàn tiệc, quà tặng và chỗ ngồi chính xác, tránh lãng phí.

Trong hạng mục kỹ thuật, thay vì sử dụng màn LED cỡ lớn, có thể kết hợp LED vừa và màn chiếu hỗ trợ. Số lượng đèn moving cũng có thể giảm nếu không cần quá nhiều hiệu ứng phức tạp. Điểm nhấn của sự kiện không nhất thiết phải đến từ những hạng mục tốn kém. Một khu vực check-in ấn tượng nhờ ý tưởng sáng tạo hay một video cảm xúc được đầu tư nội dung vẫn đủ để để lại dấu ấn mạnh mẽ.

Cuối cùng, khả năng đàm phán khéo léo và việc kiểm soát ngân sách thường xuyên đóng vai trò quan trọng. Cập nhật bảng dự toán liên tục, rà soát hạng mục và điều chỉnh kịp thời khi phát sinh sẽ giúp ngân sách được sử dụng hiệu quả.

4. Ví dụ thực tế

Một công ty sản xuất tại Hà Nội từng hợp tác với Tuấn Việt Media để tổ chức lễ kỷ niệm 15 năm. Sự kiện dự kiến mời 300 khách, ngân sách 250 triệu đồng. Tuấn Việt đã đề xuất tổ chức ngay tại sân công ty để tiết kiệm chi phí thuê địa điểm, sử dụng màn LED P4 kích thước vừa phải để vừa đảm bảo hình ảnh đẹp vừa tiết kiệm. MC nội bộ đảm nhận dẫn chương trình, kết hợp ban nhạc acoustic thuê ngoài để tạo không khí ấm cúng. Khu vực check-in được thiết kế từ khung cũ nhưng in backdrop mới, giảm đáng kể chi phí in ấn. Nhờ những điều chỉnh này, sự kiện vẫn sang trọng và đầy cảm xúc, đồng thời tiết kiệm hơn 50 triệu đồng so với báo giá ban đầu của các đơn vị khác.

5. Gói dịch vụ tối ưu chi phí tại Tuấn Việt Media

Tại Tuấn Việt Media, các gói dịch vụ được thiết kế linh hoạt để phù hợp với nhiều mức ngân sách. Gói cơ bản bao gồm sân khấu, backdrop, âm thanh, ánh sáng, MC và kịch bản chương trình. Gói tiêu chuẩn bổ sung thêm trang trí, nhân sự biểu diễn, quay phim – chụp ảnh. Gói cao cấp mang đến concept độc quyền, hiệu ứng sân khấu đặc biệt và truyền thông đa kênh. Mỗi gói đều có thể điều chỉnh để phù hợp yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Tham khảo: Bảng báo giá chi phí tổ chức lễ kỷ niệm thành lập [chi tiết tại Tuấn Việt]

6. Kết luận

Tối ưu chi phí khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu rõ mục tiêu và lựa chọn giải pháp thông minh. Tiết kiệm không đồng nghĩa với làm sơ sài, mà là biết cách phân bổ ngân sách hợp lý để mỗi khoản chi đều mang lại giá trị. Với kinh nghiệm và sự sáng tạo, Tuấn Việt Media sẵn sàng đồng hành để biến từng đồng ngân sách thành một sự kiện ý nghĩa và đáng nhớ.

📍 Địa chỉ: 76 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội📞 Hotline: 0985 444 859🌐 Website: sukientuanviet.vn